El Conversatorio sobre “Burocracia Creativa”, realizado en la UTEC fue organizado por JAB!, Think & do Tank. Agustín Long fue el moderador y consultor en las exposiciones de los intendentes Daniel Ximénez de Lavalleja y Francisco Legnani de Canelones.

Entre el poco público se encontraba la secretaria general de la IDL, Arianna Bentos, los directores Eduardo Yocco, Felipe De los Santos y el equipo de trabajo, Santiago Núñez, Romina Inzaurralde y el presidente de la Junta Departamental de Lavalleja, Mauro Álvarez, entre otros.

BIENVENIDOS A UTEC

Alejandra Martínez, directora de Innovación y Emprendimientos de UTEC, presentó el conversatorio dando la “bienvenida a nuestra casa, a esta UTEC recientemente inaugurada y que es un hito para el departamento”.

BUROCRACIA CREATIVA

Seguidamente Long dio la bienvenida a los intendentes y explicó la forma de llevar el conversatorio, y el por qué de “esta movida que le que le llamamos Conversaciones sobre Burocracia Creativa. El concepto de burocracia creativa viene de un formato que nace en Berlín, Alemania, organizado por una fundación que lo impulsa. La idea del encuentro es para impulsar una burocracia que logre adaptarse a las necesidades de la gente rápidamente, que permita incorporar alguna filosofía del mundo de la creatividad, del mundo del arte, que permita mostrar la innovación pública, proyectos, iniciativas y reflexionar sobre eso para dar lugar a nuevas transformaciones”.

IMPACTO PÚBLICO

Manifestó Long que JAB!, Think & do Tank es una asociación civil sin fines de lucro, con la finalidad de crear proyectos creativos en la intersección sociedad y tecnología: “Buscamos impulsar proyectos que generen impacto público. El 20 de noviembre hicimos un evento en la Sala Verdi, de la Intendencia Montevideo, con varios paneles de discusión sobre este concepto de burocracia creativa y ahora lo estamos acercando al interior, convocando a intendentes para reflexionar sobre el concepto de burocracia creativa”.

INTENDENTES

Presentó a los intendentes Ximénez y Legnani y manifestó que “la idea es un intercambio de opiniones sobre el concepto burocracias creativas, pero más que nada sobre la innovación pública, los procesos de transformación”.

Les preguntó en primer lugar a los intendentes qué les parece lo más urgente, ante los desafíos de las transformaciones de las administraciones locales.

UTEC

Ximénez respondió que “este espacio donde estamos, la UTEC, es un gran desafío para nosotros como lavallejinos, impulsar y darle vida a la UTEC y desde el primer día estamos trabajando para que eso ocurra. La UTEC va a ser una herramienta fundamental para el desarrollo del departamento y de la región. Estas instancias son muy buenas para intercambiar experiencias y para motivar a la gente de que se acerque a la universidad pública.  Solamente el 20% de los estudiantes que estudian hoy en la UTEC son de Lavalleja, es un gran desafío llenar esta universidad. Aprovecho para agradecer a los ciudadanos de Lavalleja que en poco tiempo armaron una fundación para apoyo a la UTEC, que se llama Lavalleja Nueva. La IDL está comprometida con la fundación, porque atrás de las buenas ideas y los buenos proyectos, hay que conseguir recursos materiales porque eso mejora el funcionamiento de la UTEC. Vamos a apoyar desde la IDL la bajada a tierra de proyectos que ayuden a mejorar como departamento”.

URGENCIAS

Respecto a las urgencias, Ximénez manifestó que “nosotros en Lavalleja partimos de una administración detenida en el tiempo, con cosas totalmente obsoletas, y tenemos que trabajar mucho para modernizar la gestión de la administración. Hay temas que en los últimos años no han estado arriba de la mesa. Nadie discutió la necesidad de capacitación, la modernización de la gestión, la percepción de la ciudadanía. La gente común no entiende qué es gestión, qué es administración y para qué nos sirve en el día a día, pues son herramientas fundamentales que tenemos que transitar. Agradezco que haya funcionarios municipales que son fundamentales. Es fundamental la estabilidad de los funcionarios, no se puede capacitar y formar funcionarios que se están renovando continuamente. Hubo momentos que en un año se renovó más del 100% de la plantilla de zafrales, es imposible que con esa dinámica de trabajo se pueda tener una mejor calidad de funcionario público y que la ciudadanía reconozca al funcionario como alguien bien valorado por la sociedad por el trabajo que lleva adelante. Tenemos mucho trabajo por delante, esto es un proceso. Los cambios no se producen de un día para el otro, no se decretan desde un escritorio, llevan mucho tiempo, hay resistencia al cambio, eso es parte de la condición humana, no queremos salir de la situación de confort. Hay que transitar este proceso de cambio si queremos cambiar Lavalleja”.

BUROCRACIA PESADA

Aseguró Ximénez que “Lavalleja tenía un sistema burocrático muy pesado en la intendencia, muy centralizado, donde todas las decisiones pasaban por el intendente o por la secretaría general. Eso generó una cultura de muchos años de miedo a hacer. Nos encontramos con funcionarios de mandos medios y directores que no tomaban decisiones por miedo a equivocarse y a ser sancionados. Eso hay que cambiarlo, hay que darle la posibilidad a que la gente innove, que trabaje y desde el territorio, sobre todo escuchar a los funcionarios que son los que están en el día a día, sobre todo con el ABC clásico que tenemos que cumplir”.

DISEÑO, PIENSO Y ENSAMBLE

Explicitó Ximénez que “con respecto al desarrollo de Lavalleja es importante crear nuevas áreas de diseño, generar instancias de pienso, de desarrollo para bajar a tierra proyectos que necesita Lavalleja y hacer un buen ensamble con la política nacional de los tres niveles de gobierno. El presidente de AGESIC decía en un evento que la sinergia de los tres espacios de gobiernos son fundamentales para mejorar la calidad de vida en el territorio”.

LA ADMINISTRACIÓN, LA GESTIÓN

Legnani, luego de saludar y agradecer por la invitación, y de felicitar por la UTEC -“esto es una belleza”, dijo- aseguró que “uno cuando se enfrenta al aparato estatal desde adentro -intendente, secretarios generales, directores- puede paralizarse, que la inercia te lleve, que transcurran los cinco años, que a menos que se desate una crisis monumental, tanto los funcionarios van a cobrar el sueldo a fin de mes y al pasar raya al final del quinquenio nos vamos a quedar sin nada, igual que hace cinco años atrás. En el año 2007 en Canelones teníamos 32 municipios, una zona costera de 60 km y 40 balnearios y a 30 km una zona rural, todo con demandas completamente distintas. ¿Qué es lo que nos atraviesa por igual? La administración, la gestión”.

RESISTENCIA Y AVANCE

Legnani se refirió a la instalación del expediente electrónico en el año 2007, “donde lo que los funcionarios manejaban era alguna máquina de escribir y papel y tinta. Meter a esos funcionarios que venían acostumbrados a esa dinámica a capacitarse para algo absolutamente nuevo y que no había otra experiencia a nivel país, fue traumático. Encontramos resistencia de todos los colores. ¿Qué es lo primero que apareció? ‘Esto siempre se hizo así’. Fue una frase escuchada en cualquier rincón de cualquier oficina, desde Ciudad Vieja hasta Bella Unión. El ‘siempre se hizo así’ hay que cambiarlo si queremos cambiar, si queremos crecer, evolucionar. Las palabras burocracia y creatividad parece que están completamente disociadas. ¿Qué se imagina uno cuando te hablan de burocracia? Algo pesado, estanco, inamovible, insoportable, que me enoja, que me desanima. Eso es lo que muchas veces el contribuyente o el inversor piensan que van a encontrar al entrar en una oficina pública, y hasta el momento todavía tienen razón, y contra eso es lo que tenemos que pelear. Este tipo de instancias son claves como insumo de ideas, como aporte, para empezar a dar esa batalla. Nosotros nos propusimos como uno de los objetivos de gestión bajar los tiempos de los trámites”.

SON 20 AÑOS

El intendente de Canelones manifestó que la situación de Lavalleja es muy diferente, porque “Daniel está llegando y se está encontrando desde hace menos de un semestre con una cantidad de cosas que él y su equipo entienden que tiene que cambiar, y nosotros venimos de un proceso de 20 años. Hoy podemos hablar de determinada cantidad de logros en la gestión porque hay cuatro capítulos anteriores que explican por qué hoy estamos como estamos, con las cuentas saneadas, con recolección de residuos acertada, con obras, pero no podríamos estar hoy en este lugar si no hubiésemos tenido una gestión ordenada, cuatro periodos para atrás”.

CAPACITAR

Aseguró Legnani que “no podemos automatizar el caos”. “Si nosotros queremos tecnológicamente evolucionar, hacer una gestión rápida y eficiente, primero tenemos que confiar y capacitar a nuestros funcionarios. Porque sino todo es un relajo, y lo que estamos pensando dentro de la oficina no lo vamos a  implementar. La capacitación es básica, es clave para una gestión eficiente. Y hoy nos podemos apoyar en herramientas que antes no teníamos. Aparece la inteligencia artificial, y todo un montón de cosas”.

¡QUÉ PREGUNTA!

Long preguntó - ¿Cómo imaginan la burocracia dentro de diez años?

Legnani - Las demandas son de todo tipo, sacando el famoso ABC alumbrado, basura y calle. Hoy las competencias se han ampliado. Ningún intendente podía pensar hace 30 o 40 años que se iba a meter en el tema seguridad. ¿Cómo me imagino yo la burocracia dentro de diez años? Es muy difícil porque es tan dinámico todo, hace diez años atrás la inteligencia artificial era nada, hoy tenemos esa herramienta. La gente hoy quiere no entrar a una oficina pública, quiere hacer gestiones de afuera, 24/7, 365 días del año, tótem de autogestión afuera, hacerle el trámite más sencillo. Realmente me cuesta imaginar, porque la dinámica de la tecnología nos va a ayudar mucho a bajar tiempo y meterse de lleno en  con la burocracia”.

PROCESOS LENTOS

Ximénez señaló que “hace poco tiempo que estamos, pero es fundamental achicar los tiempos. Hay ejemplos que rompen los ojos, un fraccionamiento en la IDL tiene que pasar por 13 direcciones, hasta que llega al intendente para que se firme la autorización, o no. Eso hay que cambiar. Nos comprometimos a hacer una auditoría de gestión, de proceso. Los procesos hay que repensarlos, es parte del rediseño institucional, y meter nueva tecnología, digitalizar. Lo otro que nos llamó mucho la atención es la gran asimetría que hay entre la intendencia y los municipios. Tenemos que dar un apoyo diferencial, apoyar la gestión de los municipios porque no tienen las herramientas, le falta mucho al tercer nivel para poder desarrollar gestión, y hay que capacitarlos. Desde AGESIC nos plantearon generar un trabajo para digitalizar los procesos y dar herramientas básicas a cada municipio que se acompasen con el proceso de digitalización de los diferentes trámites de la intendencia. Ya tenemos algunas líneas de trabajo”.

Y hubo más preguntas, más respuestas.