En la jornada de ayer se hizo pública la línea de trabajo que lleva adelante el Área de Tecnología de la Información de la Intendencia Departamental de Lavalleja (IDL), incluyéndose una recorrida por diferentes reparticiones de la comuna en las cuales se han concretado transformaciones acordes a los tiempos que transitamos. Al respecto, Horacio Casanova, en representación de dicha sección del gobierno departamental, explicó el alcance de las variantes concretadas hasta el momento.
En la ocasión se dieron a conocer nuevas herramientas tecnológicas y mejoras implementadas en diferentes áreas de la gestión departamental, orientadas a fortalecer los procesos internos, optimizar la atención a la ciudadanía y avanzar hacia una administración más eficiente, moderna y conectada.
Casanova mencionó, en primera instancia, el “pedido explícito de Daniel (Ximénez) en cuanto a modernizar la gestión” y que, en base a ello, “estamos aplicando estos cambios a la gestión”.
La recorrida comenzó por la sección Necrópolis donde “todo se anota a lapicera, en papel, en libros muy grandes, una impresionante cantidad de información en un momento tan sensible para las personas que tienen que venir a hacer un trámite por el fallecimiento de un familiar”, información que “debe buscarse manualmente”. Ante esa realidad “generamos un sistema para digitalizar esta oficina, de 0 al 100 en pocos días”. En principio, dentro de esta área, el material será de uso interno de los funcionarios y para la atención al usuario.
Casanova refirió al concepto “gemelo digital” a la hora de recurrir a la información requerida, aplicable a todas las áreas dentro de la IDL, porque “la idea de los gobiernos es solucionar el problema antes de que suceda el reclamo”, lo cual determina que “las cosas funcionen mucho más rápido y de un modo más eficiente”, comentó.
En cuanto a la capacitación de los funcionarios municipales frente a los nuevos sistemas de trabajo implementados, Casanova informó que esta etapa se cumplirá a la brevedad, más allá de que concretamente en Recursos Humanos ya realizaron capacitaciones y que se ha trabajado también en “la parte de seguridad informática” porque “es clave que los funcionarios estén bien formados, con buenas prácticas en el uso de las herramientas y en general, de todo el sistema operativo”.
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
A continuación, la recorrida tuvo una segunda escala en la sección Tecnologías de la Información, en la cual se desarrollan diferentes sistemas. A modo de ejemplo, desde allí se implementó la reserva de butacas en teatro Lavalleja, similar a como se trabaja a ese nivel en el Antel Arena. En ese aspecto, Horacio Casanova destacó que los avances tecnológicos son posibles de concretar a partir de la voluntad política de quienes están al frente de la gestión de la IDL. “A esta oficina le hemos brindado la relevancia que Daniel (Ximénez) pretende que tenga”, declaró.
RECURSOS HUMANOS
A continuación la recorrida se centró en las características de un nuevo sistema que funcionará dentro del área de Recursos Humanos, específicamente sobre el uso del reloj para marcar el ingreso y egreso en cada jornada laboral. El anterior sistema, que funcionaba mediante huella digital “es una herramienta bastante antigua que tiene carencias”, confirmó Casanova al respecto, lo que hacía que hubiera subregistros en la materia, dispositivos que, a su vez, “se rompían una vez por semana, por lo que se compraban cuatro relojes al mes”.
El nuevo sistema se basa en una “aplicación (para teléfonos) centralizada del reloj” a partir de un software específico, “apostando a la transparencia, tanto para la intendencia como para los funcionarios”, ya que se trata de “datos privados que estarán disponibles en tiempo real”, que optimizará el tiempo de los trabajadores, lo cual repercutirá aún más en la situación de los funcionarios en el interior del departamento. A su vez, también en tiempo real, los trabajadores “podrán descargar sus marcas para saber cuánto trabajaron, qué les corresponde cobrar, si tienen horas extras para cobrar, sin tener que hacerlo de modo presencial”. Por supuesto, la información acumulada estará disponible para el área de Recursos Humanos, lo cual “aportará transparencia y garantías al sistema en todo el departamento”. A su vez, “la confidencialidad de la aplicación está garantizada por contrato” y además “se generarán ahorros, razón por la cual optar por un sistema de estas características determina un cambio radical”, aseveró.
NUEVAS POSIBILIDADES
Tal cual informara Primera Página oportunamente, la IDL incorporó un tótem de autogestión para facilitar trámites y pagos en el edificio central, una herramienta tecnológica que permite a vecinos realizar distintos trámites y pagos vinculados a SUCIVE (Sistema Único de Cobro de Ingresos Vehiculares de Uruguay) y otros servicios directamente en la comuna, sin necesidad de trasladarse a redes de cobranza externas. La iniciativa forma parte del proceso de modernización y de mejora de la atención al público que impulsa la intendencia, con el objetivo de facilitar trámites, reducir tiempos de espera y acercar soluciones más ágiles y cómodas para la población.
Frente a esta herramienta tecnológica fue la cuarta escala de la recorrida efectuada en la jornada de ayer. “Teníamos la orden de buscar en qué área podíamos aportar nuestro conocimiento”, dijo Casanova, quien reconoció que “costaba entender por qué la gente tenía que venir a la Intendencia a hacer un trámite y salir a una red de cobranzas a pagar”, situación que ha sido corregida a partir de la instalación del tótem, herramienta de “fácil utilización” que permite realizar trámites y que funciona también como “una caja más” en la cual los usuarios pueden abonar los tributos municipales mediante los sistemas de débito y crédito y en un futuro cercano también en efectivo, ahorrándose la comuna las comisiones que cobran las redes de cobranza, además de descongestionarse la atención a los contribuyentes.
Luego de una demostración sobre el funcionamiento del tótem y de las posibilidades que brinda, se destacó que el balance sobre los días en que ha funcionado es altamente positivo. Cabe señalar que quienes así lo requieran, son asesorados por una funcionaria al momento de utilizar esta herramienta tecnológica.
EQUIPOS RECUPERADOS
Decenas de equipos informáticos de diferentes dependencias que estaban fuera de servicios fueron reparados o en su defecto descartados. Esto supuso un ahorro considerable de recursos y muchos de esos equipos, refaccionados, funcionan ahora en las mismas dependencias o en otras. Además la IDL contratará pasantes de la carrera de Informática de la UTU para reacondicionar y reparar equipos informáticos. Comenzó además un proceso de sustitución de impresoras hogareñas utilizadas en diferentes oficinas por otras empresariales que funcionan en red. Esto supondrá un ahorro de hasta 500% en la compra de insumos de impresión y en el funcionamiento del sistema. En acuerdo con ANTEL se logró además cuadruplicar la velocidad de acceso a internet en el edificio, sin costo adicional para la IDL.
Se prevé en el futuro cercano incorporar otras tecnologías y cambios que significarán mejores servicios y muy probablemente ahorro de recursos de la IDL y/o para los vecinos.